Hybride Vortragsveranstaltung zum Thema: "Die Zeit rennt - E-Rechnung ab jetzt?"

Am 03.03.2025 hatten wir die Gelegenheit, bei unserem Gastgeber KPMG mehr über das Thema E-Rechnung zu erfahren. Frau Michaela Neumeyer, Direktorin des Bereichs Umsatzsteuer bei KPMG, führte uns dabei durch die wesentlichen Aspekte dieser neuen Vorschrift. Die Veranstaltung wurde von Frau Sylvia Recha, Mitglied des Sektionsvorstandes Hannover, eröffnet und bot einen Einstieg in die Thematik.

Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmer gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Dies bedeutet konkret, dass sie über eine geeignete E-Mail-Adresse verfügen müssen, auf der die Rechnungen empfangen und archiviert werden können. Dieser Schritt ist Teil eines größeren Ziels, den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B – Business to Business) zu digitalisieren. Ein zentrales Ziel der neuen Regelung ist es, den internationalen Austausch innerhalb der EU zu vereinfachen – eine sogenannte EU-Kernrechnung.

Allerdings gibt es auch Ausnahmen von dieser Pflicht. So müssen keine E-Rechnungen erstellt werden, wenn es sich um Fahrausweise handelt, bei steuerfreien Leistungen oder wenn der Rechnungsbetrag 250,00 Euro nicht überschreitet.

Ein häufiger Irrtum, den viele haben, ist, dass eine E-Rechnung lediglich eine PDF-Datei sei. Tatsächlich handelt es sich dabei um einen strukturierten Datensatz im Format EN16931, der in Deutschland vor allem in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD erstellt wird. Besonders das Format ZUGFeRD ist weit verbreitet, da es neben den strukturierten Daten auch eine PDF-Datei enthält, die für den durchschnittlichen Verbraucher gut lesbar ist. Es ist wichtig, beide Versionen der E-Rechnung – sowohl den Datensatz als auch die PDF-Datei – ordnungsgemäß zu archivieren.

Ein weiterer interessanter Aspekt, den Frau Neumeyer erklärte, betrifft Vereine: diese sind zwar verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen, jedoch nicht dazu, selbst E-Rechnungen zu erstellen.

Ein praktisches Beispiel für die Anwendung der E-Rechnung ist der Mietvertrag: wenn Sie für Januar eine E-Rechnung erstellen, können Sie diese für den Rest des Jahres als Dauerauftrag einrichten. Dieses Prinzip lässt sich auch auf Immobilien- oder Grundstückskäufe übertragen. Solche Lösungen tragen dazu bei, die Bürokratie in vielen Bereichen zu vereinfachen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen. Ab dem 1. Januar 2027 wird es dann auch die Pflicht geben, E-Rechnungen selbst zu erstellen.

Wir möchten uns an dieser Stelle bei Frau Neumeyer  für die klare und verständliche Erklärung dieses komplexen Themas bedanken.